فاکتور فروش چیست؟ چگونه یکی بسازیم و سریع پول بگیریم

<1990pv5x:Max-width: >

در حالی که وظیفه من انجام همه کارها بود، طبیعتاً بر روی زمینه‌هایی که برایم جالب‌ترین بودند – مانند فروش و استراتژی محتوا – تمرکز کردم و طولی نکشید که از ” .>

در نهایت، من در موقعیتی قرار گرفتم که در آن بیش از حد کافی کار انجام می شد تا کسب و کار را سرپا نگه دارد، اما جریان نقدی من داستان بسیار متفاوتی را بیان می کرد. این زنگ خطری برای اهمیت فاکتور فروش بود، و این درس آشکار را به من آموخت که احتمالاً تا زمانی که آن را نخواهید، آن چک را دریافت نخواهید کرد.

فهرست محتوا

من به مؤلفه‌های خاص موجود در زیر اشاره خواهم کرد، اما فاکتور فروش اساساً راهی برای ردیابی خروجی کسب‌وکار و حساب‌های دریافتنی شما (AR)، یا مبلغی است که مشتریان شما برای کالاها و خدماتی که ارائه کرده‌اید به شما بدهکار هستند.

چرا فاکتورهای فروش مهم هستند؟

فاکتورهای فروش سه عملکرد مهم را انجام می دهند. بیایید بررسی کنیم و دقیقاً آنچه را که فاکتور فروش فروتن در سازمان شما انجام می دهد مشخص کنیم.

1. رکورد فروش

کسب و کار شما در یک فصل مشخص چقدر درآمد قابل تحقق داشته است؟ این درآمد چگونه در خطوط محصول یا خدمات شما توزیع شد؟ عملکرد تیم فروش شما نسبت به دوره های قبل چگونه است؟ مشتریان شما در سراسر کشور یا جهان کجا هستند؟ صورت‌حساب‌های فروش می‌توانند به همه این سؤالات و بسیاری دیگر پاسخ دهند، فقط با ثبت فروش در زمان وقوع.

وقتی برای کسب و کار خودم یک فرآیند صورت‌حساب ثابت ایجاد کردم، توانستم فصل‌هایی را که نمی‌دانستم وجود دارند را شناسایی کرده و در نهایت برای آن برنامه‌ریزی کنم.

2. اطمینان از پرداخت

شاید واضح ترین هدف فاکتور اطلاع رسانی به مشتریان شما باشد که باید به شما پول پرداخت کنند. در مورد نرم افزار صورتحساب، گزینه های زیادی وجود دارد، از جمله مرکز تجاری HubSpot. مهم نیست کدام گزینه را انتخاب می کنید، مطمئن شوید که یادآوری خودکار را در فواصل زمانی تعیین شده روشن کرده اید.

من معمولاً یک هفته قبل از سررسید صورت‌حساب، در سررسید و یک هفته پس از آن، یادآوری‌ها را فعال می‌کنم. اگر در این بازه‌ها پولی به من پرداخت نشده باشد، مشتریان من با یک یادآوری پینگ می‌شوند و نیازی نیست انگشتم را بلند کنم.

3. به آمادگی مالیاتی اطلاع دهید

چه در یک سازمان بزرگ با یک سال مالی هستید یا یک مالک انحصاری هستید که به تنهایی کار می کند، فاکتورها به عنوان یک ابزار عالی برای ثبت سوابق برای اهداف مالیاتی عمل می کنند. وقتی زمان شروع به جمع‌آوری اسناد مالیاتی‌تان فرا می‌رسد، فاکتورها اسناد مورد نیاز برای گزارش دقیق درآمد و اطمینان از جمع‌آوری و پرداخت مالیات‌های فروش قابل‌اجرا را ارائه می‌کنند.

درصورتی‌که توسط مقامات مالیاتی حسابرسی می‌شوید، ردیابی کاغذ فاکتور فروش بسیار مهم است، اما داشتن صورت‌های مالی قابل راستی‌آزمایی زمانی که در روزهای اولیه کسب‌وکارم برای وام مسکن درخواست می‌کردم نیز مفید بود.

فاکتورهای فروش چگونه کار می کنند؟

وقتی پروژه یا بسته‌ای را به پایان می‌رسانید و سفارش مشتری را ارسال می‌کنید، وقت آن است که یک فاکتور فروش ایجاد کنید. من جزئیات آنچه را که باید در صورت‌حساب درج شود در زیر توضیح می‌دهم – در حال حاضر، فقط بدانید که وقتی فاکتور را صادر می‌کنید (امیدوارم با روش‌های دیجیتالی مانند ایمیل یا یک سیستم آنلاین)، آن را در سیستم حسابداری خود به‌عنوان حساب‌های دریافتنی ثبت کنید. میزان درآمدی که انتظار دارید از خریدار دریافت کنید را پیگیری کنید.

وقتی پرداخت را دریافت می‌کنید، مانده حساب‌های دریافتنی شما به‌روزرسانی می‌شود تا پرداخت را منعکس کند. بسته به روش حسابداری که استفاده می کنید (نقدی یا تعهدی)، معاملات ممکن است به عنوان درآمد شناسایی شوند، چه هنگام صدور صورتحساب ها و چه هنگام دریافت پرداخت ها. در هر صورت، اطلاعات حاصل از فاکتورهای فروش به گزارش های مالی کسب و کار شما وارد می شود و به عنوان یک شاخص مهم از سلامت مالی کلی عمل می کند.

نحوه ایجاد فاکتور فروش

بیشتر نرم افزارهای حسابداری کسب و کار دارای عملکرد صورتحساب هستند و بسیاری از آنها به شما امکان می دهند پرداخت های کارت اعتباری را نیز انجام دهید. من در دهه گذشته از راه‌حل‌های زیادی برای صورت‌حساب استفاده کرده‌ام، از جمله Wave، QuickBooks، Stripe و مرکز تجاری HubSpot .

به لطف گزینه‌های متنوع موجود، مطمئن هستم که می‌توانید چیزی را بیابید که متناسب با نیاز شما باشد و تولید فاکتورها را آسان کند. اگر آن راه حل را پیدا کرده اید، عالی است — اگر نه، به این خلاصه بهترین نرم افزار صورتحساب برای شروع جستجوی خود.

چه از نرم‌افزار قوی و درجه یک سازمانی استفاده می‌کنید یا از ابتدا در Google Doc می‌سازید، فاکتور فروش فقط سندی است که شامل جزئیات کلیدی زیر برای خریدار شما می‌شود.

اطلاعات شرکت

نام و آدرس کسب‌وکارتان، از جمله اطلاعات تماس فردی در بخش حسابداری یا اگر حسابدار اختصاصی ندارید، درج کنید.

اطلاعات مشتری

نام و آدرس مشتری خود را به همراه یک نقطه تماس اصلی اضافه کنید تا ثبت کنید با چه کسی سروکار داشتید.

شماره فاکتور

به هر فاکتوری که ارسال می‌کنید یک شماره منحصربفرد بدهید تا بعداً راحت‌تر ردیابی شود.

تاریخ فاکتور

تاریخ ارسال فاکتور برای مشتری را درج کنید. این عمل به شما سابقه ای از زمان انجام فروش می دهد و اگر شرایط پرداخت طولانی را ارائه می دهید، تاریخ سررسید پرداخت اغلب از تاریخ صورتحساب محاسبه می شود.

جزئیات فروش

محصول(ها) و مقادیری را که مشتری خریداری کرده فهرست کنید، یا اگر یک کسب و کار مبتنی بر خدمات هستید، خدمات فردی را شرح دهید.

من سعی می‌کنم تا حد امکان خاص باشم، بنابراین هیچ شکی در ذهن مشتری وجود ندارد که برای چه چیزی پول می‌پردازد. برای مثال، به جای «مشاوره»، ممکن است «جلسه استراتژی فروش» یا «فاز دوم اجرای سئو سایت: بررسی محتوای ستون» را قرار دهم. وقتی مبهم هستید، مشتریان کار با شما را هزینه ای می دانند که باید به حداقل برسد. وقتی در مورد محصولات قابل تحویل دقیق هستید، یک شریک استراتژیک و دارایی ارزشمندی هستید.

مبلغ کل سررسید

همه فاکتورها کل مبلغی را که مشتری برای خدمات انجام شده بدهکار است نشان می دهد، اما من همچنین دوست دارم کل را به اقلام خط جداگانه تقسیم کنم تا مشتریان تصور بهتری از هزینه داشته باشند. همچنین باید مالیات‌ها، هزینه‌های تأخیر، هزینه‌های حمل و نقل و سایر هزینه‌ها را برای شفافیت کامل نشان دهید.

مشتری احتمالاً هر زمان که فاکتوری دریافت می‌کند، ابتدا به دنبال کل مبلغ پرداختی می‌گردد، بنابراین آن را به صورت پررنگ و سایه می‌زنم یا آن را برجسته می‌کنم تا برجسته شود.

شرایط پرداخت

در حالی که ممکن است پرداخت در دنیای B2C “سررسید” باشد، معمولاً به کسب و کارها زمان مشخصی برای پرداخت فاکتور ارائه می شود. این انعطاف‌پذیری به آن‌ها کمک می‌کند جریان نقدی را مدیریت کنند و شرکت شما را راحت‌تر و مطلوب‌تر می‌کند تا با آن تجارت کنید. من به طور کلی شرایط پرداخت Net 30 را توصیه می کنم، که به مشتری شما 30 روز فرصت می دهد تا از تاریخ صدور فاکتور به شما پرداخت کند.

اگر این مدت طولانی، راه اندازی کسب و کار شما را دشوارتر می کند، برای تشویق به پرداخت سریع تر، تخفیف ارائه دهید. من همیشه پیوند پرداخت را نیز برای انجام آن اضافه می کنم تا حد امکان برای مشتری آسان است.

نمونه فاکتور فروش

برای کمک به شما در تجسم اینکه چگونه فاکتور فروش شما باید ظاهر شود، یک مثال واقعی را در زیر آورده‌ام – در این مورد، فاکتوری LinkedIn هر ماه برای Sales Navigator Core (به طور تصادفی، چیزی که من به شدت به متخصصان فروش توصیه می کنم).

از آنجایی که یک محصول SaaS اشتراکی است، هم تاریخ مؤثر و هم تاریخ تراکنش وجود دارد. اگر خدماتی را می‌فروشید، برای سادگی، تاریخ صدور فاکتور را مشخص می‌کنم.

هزینه در چندین مکان مختلف مشخص شده است، اما لینکدین انتخاب کرده است که فهرست جزئی را با توضیحات، نرخ، مقدار و غیره برجسته کند. مشتری شما می خواهد فورا بداند، و اگر چیزی به نظر نمی رسد، می تواند سند را برای یک تفکیک قیمت کامل اسکن کند و به مالیات ها، هزینه ها و سایر عواملی که ممکن است بر برآورد اولیه آنها تأثیر گذاشته است نگاه کند.

در این مثال، من دوست دارم که LinkedIn شامل روش پرداخت باشد. اگر کسب‌وکار شما از روش‌های پرداخت متنوعی استفاده می‌کند، دانستن هزینه‌های مختلف در کجا صورت‌حساب می‌شود مفید است. در حالی که می‌توانید آن اطلاعات را در صورت‌حساب کارت اعتباری یا حساب بانکی خود بیابید، داشتن آن در صورت‌حساب‌ها نیز راحت است.

الگوی فاکتور فروش

اکنون که متوجه شدید که فاکتور فروش شما باید شامل چه چیزی باشد، ممکن است به دنبال مکانی برای ایجاد فاکتور خود باشید. در این صورت، سازنده فاکتور HubSpot را بررسی کنید تا راهی آسان برای در عرض چند دقیقه فاکتورهایی با ظاهر حرفه ای ایجاد کنید.

منبع تصویر

فاکتور فروش در مقابل سفارش خرید در مقابل رسید

در مورد تفاوت فاکتور فروش با سفارش خرید یا رسید سردرگم هستید؟

یک سفارش خرید حاوی جزئیات مشابهی است، اما خریدار برای نشان دادن قصد خرید محصولات یا خدمات ذکر شده در سند، به تامین‌کننده ارسال می‌کند. این به تأمین‌کننده فرصتی می‌دهد تا منابع لازم برای پاسخگویی به تقاضا را جمع‌آوری کند، و مشخص می‌کند که خریدار چه زمانی می‌خواهد تحویل بگیرد.

یک رسید صرفاً مدرکی است که نشان می‌دهد یک تراکنش کامل شده است، به همین دلیل است که در معاملات خرده‌فروشی روزمره از آن‌ها تهوع می‌گیرید. از نقطه نظر تجاری، پس از پرداخت فاکتورهای شما توسط خریدار، رسید صادر می کنید. اکثر نرم افزارهای حسابداری تجاری این گزینه را دارند که این عملکرد را به صورت خودکار فعال کنند، که من به شدت توصیه می کنم برای بررسی یک چیز دیگر از لیست کارهای خود انجام دهید. (اگر هنوز به صورت دستی رسید صادر می کنید، این الگوهای رسید را بررسی کنید< /a> برای یک نقطه شروع خوب.)

ایجاد یک بنیاد مالی قوی

من نمی توانم قول بدهم که یک فاکتور فروش خوب، کسب و کار شما را به تک شاخ بعدی تبدیل می کند، اما این بدان معنا نیست که شما باید اهمیت این سند را در دریافت به موقع حقوق و تمیز نگه داشتن کتاب های خود نادیده بگیرید. آموزنده.

هنگامی که یک فرآیند صورتحساب قوی و متناسب با کسب و کار خود دارید، تا آنجا که ممکن است روی خودکارسازی کار کنید و فاکتورها را به قوت بیشتری تبدیل کنید.